Выбор учетной системы для бизнеса
- 16-03-2015, 20:38
- Блог / Статьи о главном
- 0
- 6326
Секрет удачного выбора сотрудников прост — надо находить людей, которые сами хотят делать то, что бы вам хотелось от них. А секрет выбора удачного программного продукта — чтобы он решал максимум задач за минимум времени.
Многие российские
предприятия сталкиваются с проблемами низкой автоматизации учета.
Практически повсеместно наблюдаются не эффективные способы организации
учета бизнес-процессов. Это делается не специально.
 |
Любая автоматизация финансово-затратна и требует наличие хороших специалистов в этой области. Но как бы то ни было поднять производительность труда очень важно! Это зависит не только от модернизации оборудования на предприятии, но и в доработке программного обеспечения.
| Исследования показывают: производительность труда на российских предприятиях составляет не более 50% от необходимого уровня. Необходимо ее повышать. В частности за счет автоматизации бизнес-процессов на всех уровнях. |
Кому это нужно?
Одним из ключевых моментов при автоматизации управления предприятием является определение основных целевых групп потребителей информации и определение той информации, которую они должны получать. Собственно, это задачи любой информационной системы. Основной объем информации идет из учетной системы (учетного блока, можно называть, как угодно). Но чтобы получить структурированный выход информации, требуется ее структурированный ввод.
Формулирование потребности заказчиками выглядит у всех по-разному. Как правило, называются самые что ни на есть наболевшие проблемы
— ошибки в отчетности, себестоимость не считается, на затаренном складе не удается осуществлять продажи из-за отсутствия запасов, отсутствие системы формирования заказов поставщикам вовремя. Много требований о необходимости планирования финансовых потоков, контроль за документооборотом, контроль за сроками поставок и инструмента для правильной организации учета. Руководителям подразделений хочется постоянно видеть результаты работы своих подчиненных. Называется и много других потребностей, которые система должна удовлетворять. И все это действительно важно для жизнедеятельности любой компании.
«То, что говорит пользователь о своих потребностях — это не совсем то, что он думает, а то, что он думает — это совсем не то, что ему нужно на самом деле» (афоризм)
Все вышеперечисленное — это всего-лишь малая часть. Для подавляющего большинства российских компаний проблемы одинаковы. Если достаточно долго и последовательно задавать вопросы типа «А кому и зачем это надо?», то в конце концов всплывают истинные проблемы.
Экономические условия
слишком быстро меняются. Предприятия оказываются практически
неуправляемыми из-за отсутствия информации у руководства, необходимой
для принятия решений. Довольно часто предприятия имеют фрагментарную
информацию, которая рассредоточена по excel-файлам, бумажным документам,
блокнотам и знаниями сотрудников. Если предприятие в оперативном учете
пользуется данными бухгалтерии, то, как правило, эти данные безнадежно
отстают от жизни и не являются по-сути оперативной информацией.
 |
Все это откладывает отпечаток на выбор конфигурации системы для дальнейшего использования на всем предприятии.
Необходимо общее информационное пространство, в идеале охватывающее всю корпоративную информацию
Выполнение операций с помощью системы должно быть в подавляющем большинстве случаев не более трудоемко, чем это работало ранее так сказать «по старинке». В исключительных случаях — трудоемко, но возможно. Добиться этого в реальности оказывается сложно, поскольку полный перечень выполняемых операций составить не удается практически никогда.
 Вот например. Все мы знаем как удобно вводить информацию в файле excel. Все там в табличном режиме можно копировать, вставлять куда надо, редактировать формулы очень быстро, рассчитывать финансовые показатели и не только финансовые. Существуют даже целые заводы, которые полностью ведут весь учет в одном большом файле excel и аргументируют тем, что они могут этот процесс контролировать (владение инструментом excel пользователям более подвластно, чем скажем владение языком программирования в программе 1с). Так вот в такой системе они быстро и гибко могут изменять условия, но в такой системе нет надежности. Выбрав такую систему, предприятие обрекает себя на то, что система будет ограничивать себя количеством участников в ней (пользователей, которые будут иметь доступ для редактирования файла) и тем, что в случае внесение дополнительных (утрируем) колонок, строк информации может повлечь за собой «затирание» другой информации. Также отметим, что в такой системе в условиях ведения бухгалтерского и налогового учета просто нереально вести и всё учесть. |
 |
В программе 1с очень много инструментов. И она в целом позволяет гораздо больше, чем один файл excel. И прежде всего позволяет работать не одному человеку как с файлом это происходит, а масштабировать процесс ввода и использования информации на многих пользователей. Масштабы совершенно другие.
Основные потребители информации
Это государство, собственники и менеджмент организации. В самом начале необходимо сразу определиться с потоками информации для главных потребителей. Для этого и предназначены три вида учета: налоговый для государства, бухгалтерский для собственников, управленческий для менеджеров.
Далее надо много с чем определиться по вносимым данным для каждого учета (чего нет в первичных документах, как обеспечить получение недостающих данных, кто их будет вносить и т.д.). Надо учитывать, что «добывание» и ввод управленческой информации достаточно сложный процесс с точки зрения его организации. Нужно очень хорошо разобраться с видами учета. Иначе получим автоматизированную «солянку». Что, как правило, и получается.
В результате очень важно при выборе конфигурации заранее рассматривать все предлагаемые на рынке конфигурации на возможность ведения всех этих учетов в одном месте и желательно в одной конфигурационной системе. И это каждое предприятие определяет для себя самостоятельно.
Цели внедрения
В качестве основной цели внедрения информационных технологий подавляющее большинство заказчиков указывают автоматизацию учета. Здесь сразу важно понять, что учет в организации, как правило, делится минимум на две части:
— Учет, связанный с основной производственной деятельностью,
— Учет всего остального, куда относится начисление зарплаты, основные фонды, представительские расходы и прочие факторы и издержки, не связанные напрямую со спецификой организации.
Отсюда вытекает и разновидность целей учета:
— Управленческий учет, задача которого — предоставление лицам, принимающим решения, необходимых им показателей, и как можно быстрее — сколько запасов на складе, сколько отгружено продукции, и как это соотносится с объемом заказов допустим на завтра, какова текущая себестоимость реализованного товара, от кого мы ждем поступления денежных средств и т.п. Так сказать оперативный учет.
— Бухгалтерский, или его еще называют фискальный учет, задача которого — формирование официальной финансовой отчетности организации к окончанию отчетных периодов. Такой учет имеет дело со всей финансовой и хозяйственной деятельностью компании. Оперативность от него не требуется.
— Налоговый, — формирование отчетов для исчисления налогов.
И управленческий, и бухгалтерский учет, и налоговый, имеют дело в основном с одними и теми же первичными хозяйственными операциями. Отличие только в способах их отражения, которые могут существенно различаться. Используются разные планы счетов и наборы проводок при отражении одних и тех же хозяйственных операций.
Управленческий учет отличается от бухгалтерского так же, как финансовый директор от главного бухгалтера.
Учетная политика
Учетной политикой закрепляются различия управленческого и бухгалтерского (налогового) учета. Например, в управленческом учете расчет, балансовой стоимости и прибыли ведется по факту возникновения обязательств, в бухгалтерском (налоговом) учете как правило, по факту оплаты («кассовый метод»). Учет обязательств, и показателей, связанных с ними, является важнейшей частью управленческого учета, и могут не отражаться в бухгалтерском (налоговом) учете.
Различная степень детализации
В управленческом учете операции, связанные с основной производственной деятельностью отражаются максимально детально (по-передельный учет, серийное производство, по-заказная группировка затрат), а издержки управления как правило, грубо и интегрировано, так как они квазипостоянны, слабо влияющие на принятие решений. В отличии от бухгалтерского, издержки управления отражаются детально, а движение средств, связанное с основной производственной деятельностью в нем зачастую может учитываться интегрировано за периоды при большом объеме транзакций.
Охват хозяйственной деятельности
У любого предприятия кроме белой, официальной составляющей его деятельности есть серая
— работа с неучтенными товарами за наличный расчет. В управленческом учете должно отражаться всё, а в бухгалтерском
— только белая. При этом зачастую решение о том, как проводить конкретные операции, принимается потом
— по окончании отчетного периода. Это сопровождается рядом процедур по переброске товаров и денежных средств между различными составляющими оборота.
Выбор программы
При выборе
программного продукта все это необходимо учитывать. Зачастую у заказчика
понятия в различии этого нет и очень много проблем при автоматизации
учета происходит именно из-за этого. Если на предприятии отсутствует
управленческий учет, именно бухгалтерия является единственным источником
финансовой информации. Надо отметить, не в обиду бухгалтерским
подразделениям, не очень качественный источник. Именно поэтому некоторые
руководители, испытывая недостаток оперативных данных. Требуют
их от бухгалтерии, а бухгалтерия дать их не может, так как это им
не нужно в своем учете и является лишним, не влияющим на показатели
бухгалтерского баланса.
Довольно часто, задача постановки управленческого учета формулируется как улучшение работы бухгалтерии. Во многих случаях разработчики начинают автоматизировать именно ее.
 |
Получается на сложность создания системы накопления первичной информации накладывается еще и задача отображения хозяйственных операций в бухгалтерских проводках. Система сама по себе достаточно сложна, плохо формализуема и подвержена быстрому изменению постановки задачи. И что мы имеем. Разработка начинает пробуксовывать. Приходится разбираться с главным бухгалтером. И довольно таки часто приходится забыть про высокую цель создания общего информационного пространства. Все, что не относится к выходу на баланс
— бухгалтерии по-сути не нужно. Главный парадокс этой ситуации заключается в том, что, даже если героическими усилиями бухгалтерию удается автоматизировать, то руководитель все равно недоволен, так как не получает того, что ему на самом деле было нужно!
 |
Например, структура номенклатурного справочника более чем удобная бухгалтерии не будет подходить другим подразделениям. В ней собственная структура иерархического списка и выстроена по своей логике. Допустим, для отдела продаж она в корне выглядеть должна не так. Нужна собственная группировка. Лишнего не надо: ни прочих материалов (шурупы, туалетная бумага, канцтовары и т.п.), ни всяческих услуг по прочей деятельности (аренда офиса, услуги нотариусов…). Т.е. нужно в списке все то, чем торговый отдел торгует. А если обратиться к отделу закупа, то у них вообще другие требования в работе со списком сырья, материалов и прочих товарно-материальных ценностей. Отметим, даже если компромисс трудно найти, всегда можно прибегнуть к другому варианту представления списков (ассортиментных матриц) через инструменты дополнительных реквизитов для отбора справочника номенклатура. Для их настройки придется конфигурацию 1с дорабатывать. В типовых конфигурациях это не предусмотрено, либо предусмотрено не достаточно. |
Управленческий учет является органической составной частью корпоративной информационной системы. А бухгалтерский не может быть успешно реализован в этих рамках в одной конфигурации по причине
— слишком велик уровень сложности при таком совмещении. Именно таковой системой является конфигурация Управление производственным предприятием (УПП 1.3), в которой управленческий, оперативный, бухгалтерский, налоговый, МСФО разнесены по разным подсистемам, настраиваемые отдельно и контролируемые отдельно. При этом эта конфигурация не убирает возникающие неразрешимые противоречия в учетной политике
— например, когда считать документ проведенным.
Но это даже мелочь, по сравнению с разным методом проведения самого документа, а возможно и другим документом или несколькими видами документов. В данном конкретном случае разумным подходом будет являться реализация корпоративной системы с накоплением всей первичной информации с выходом на управленческий учет. А уже в последующем экспорт данных в бухгалтерскую программу.
По опыту важно отметить, что для таких систем лучше создавать распределенную базы данных, чтобы хотя бы справочники номенклатуры и справочники контрагентов были одинаковы. Первичный ввод данных осуществлять в управленческом учете и уже его переносить по определенной схеме в регламентированный (бухгалтерский) учет. Таким образом практически автоматизируется не весь бухгалтерский учет, а только рутинная часть работы бухгалтерии, связанная с отражением основной деятельности. Эта доля может составлять 90% по количеству проводок, но основное их разнообразие дает учет всех остальных многочисленных факторов, влияющих на финансовую отчетность. Последние, даже если и данные о них попадают в информационное пространство корпоративной системы, проблематично автоматически отразить в бухгалтерском учете, поскольку на способ их отражения сильно влияют быстро меняющиеся и трудно формализуемые схемы типа минимизации налогов в свете нового законодательства.
Отраслевые решения
Разработка отраслевых решений в рамках 1С-Совместно производится по конкурсу. То есть у каждого решения есть свой разработчик. Он и осуществляет дальнейшее развитие решения. А на местах обслуживание производится в обычном порядке, как и основные конфигурации. Отраслевые решения конечно лучше использовать, не трогая конфигурацию, то есть в предлагаемом разработчиком функционале. Иначе обновления усложняются. Но есть один момент: на рынке услуг мало (!) предприятий могут гарантировать полнофункциональную отраслевую конфигурацию, в которой не потребуется доработка. Очень сложно не делать изменения конфигураций. Узконаправленных предприятий хоть и много, но все же есть те компании, в которых требуется разносторонний учет. И это все нужно вместить в одну программу (!).Фирма 1с предлагает
отдельные инструменты для ведения раздельного учета. В одной
конфигурации вести управление торговлей, в другой розничные продажи,
в третьей бухгалтерский учет. Есть, конечно, и комплексные системы,
но они уже позиционируются в ценовом диапазоне гораздо выше. Такая как,
уже упомянутая выше, конфигурация управление производственным
предприятием (УПП 1.3). Эта конфигурации действительно много позволяет
делать в одной базе, тем самым уменьшая необходимость производить обмен
с другими информационными системами и, следовательно, упрощая
их сравнения. Если вести речь о маленьких предприятиях, то позволить ее
покупку не все смогут. Хотя если экономически подсчитать, то она гораздо
выгодней, чем тратить большие трудоресурсы на обеспечение обмена
между разными по структуре базами данных. При этом надо сказать,
что в трудоресурсы будут входить и оплата труда программистов и оплата
труда тех сотрудников, которые будут сверять данные между этими
системами, что в итоге может в десятки раз быть выше чем стоимость
данного продукта.
 |
«Если у клиента нет схемы бизнеса
— никакая автоматизация его не спасет»
Мы здесь в данном случае не рекламируем конфигурацию УПП (хотя, почему бы и нет…). Речь идет только о том, как можно избежать некоторых трудностей и какие конфигурации могут в этом процессе минимизировать работу по вводу и контролю данных.
| Существует пример. Одно предприятие для ведения учета использует программу Управление торговлей 10.3. Для организации управленческого учета это более чем достаточно. На протяжении всего жизненного цикла были внесены много изменений в конфигурацию в организации управленческого учета, удобства работы. А бухгалтерский учет велся в буквальном смысле «на коленках». Но вот предприятие выросло из «коротких штанишек» и пришла необходимость переходить на возможность полноценного ведения бухгалтерского учета. Как быть? Бухгалтерского учета нет в Управлении торговлей 10.3. Ставить отдельную конфигурацию Бухгалтерия рядом? Или уже переходить на конфигурацию, в которой будет вестись оба этих учета в одном месте? Что бы вы посоветовали? Наверняка и перед вами такой вопрос возникал. А вот другое предприятие на заре начала своей деятельности приняло решение на конфигурации Бухгалтерия выстраивать свой управленческий учет. И к настоящему моменту в одной конфигурационной системе имеет и бухгалтерский, и управленческий учеты «в одном флаконе». Получается, кто из них прав? Первому предприятию, получается, предстоит настраивать либо обмен с бухгалтерской базой либо переходить на другую конфигурацию. Но есть еще один пример, где предприятие в самом начале решило внедрять УПП. |
Надо сказать, что ни одно из вышеперечисленных предприятий не избежало механизма интеграции управленческого учета и бухгалтерского. У каждого были свои трудности. Вот только первое предприятие оказалось без полноценного ведения бухгалтерского учета. Также отметим, что у всех троих своя специфика, своя отрасль.
«3нание бывает двух видов. Мы сами знаем предмет или же знаем, где найти о нем сведения»
Б.Франклин
Б.Франклин
Специфика
Очень много предприятий, в которых требуется отраслевая система учета. Ситуация от отрасли к отрасли различается. Где-то просто вал решений, где-то пара-тройка. Но если есть отраслевая специфика, избежать исследования множества предлагаемых решений можно только сознательно отказавшись от этого.
 |
| |
Назовем четыре основные группы проблем, с которыми сталкивается заказчик:
|
Эти трудности часто сопровождают внедрение и эксплуатацию многих (если не большинства) представленных на рынке систем.
Какой-то отраслевой функционал, имеется в нескольких типовых конфигурациях, и между ними необходимо будет выбирать. И принцип «одна отрасль — одна конфигурация»: хочешь оптовый склад — иди туда, хочешь мясомолочное производство — иди туда не всегда срабатывает.
Однозначно, в некоторых отраслях надо исследовать несколько решений для выбора. Наглядный пример – ЖКХ, где существует не меньше десятка решений, которые можно рассматривать, при этом ни одно из этого может не подойти под конкретную специфику.
Еще отметим, что существует много решения на основе типовой конфигурации УПП. И совсем не обязательно, если вы мясомолочное предприятие, и вы не будете анализировать отраслевое решение, допустим, хлебобулочной конфигурации. Вам непременно нужно производить анализ всех доступных конфигураций. Это необходимо для того, чтобы составить полный список того, что находится на рынке, где сделано лучше или хуже, какие приемы ведения учета можно позаимствовать из другой системы.
| Например, в одной конфигурации вы увидите, что там очень хорошее реализован механизм ведения учета по договорам. В другой
— ведение производственного процесса. В третьей — учет маркетинговых акций. В целом, когда мы производили анализ по отраслевым решениям на основе УПП, то ни одно оно не подошло под требования заказчика. То видение, с каким были сделаны конфигурации, полностью не соответствовало бизнес-процессам этого предприятия. В результате было взято за основу типовая УПП и на его основе все создавалось. И даже после того, как появилось отраслевое решение на рынке, все же это решение было просто на несколько поколений хуже и не решало тех задач, что требовались предприятию. А за пять лет предприятие наработало такой багаж автоматизации, что этого никогда не будет в типовой конфигурации. |
Но это не повод отказываться от типовых специализированных решений. В любом коробочном продукте уже аккумулирован чей-то положительный опыт. Программный продукт развивается и возможно ваши пожелания уже реализуются в следующей версии, надо только выстроить коммуникации с разработчиками. Также, можно и нужно дорабатывать конфигурации под собственные нужды. Нужно оценить, что будет легче, немного доработать или впрягаться в огромную работу, по постройке нового. В целом, ни одна из нами поддерживаемых конфигураций не осталась в типовом виде. Если все правильно делать, то можно и остаться на поддержке обновлений, и вести учет чтобы было удобно.
Давайте еще приведем один пример.
Допустим, вы хотите приобрести автомобиль. Означает ли это,
что при выборе, абстрактного легкового автомобиля (как принципиальной
платформы 1с) покупатель не должен тратить свое время на анализ
функционала различных моделей (которых достаточно много и за каждым
из которых стоит какой-то производитель)? Мы ведем речь не только
о программном продукте, как о коробке, но и о последующем сервисе,
обновлениях и т.д. То есть должны оценить удобства использования
программного продукта на всем жизненном цикле.
 |
Также как и при выборе автомобиля, по отраслевым программным продуктам может быть существенно различна не только ценовая линейка, но и функциональная. Под «функциональной» понимается: функционала больше или меньше. К чему привязывается: на бухгалтерии — на управлении производственным предприятием (УПП) – на Управлении торговлей (УТ) — самописанная конфигурация. При предварительном анализе в результате выбор может выпасть совсем не на платформу 1С.
Важные задачи учетной (корпоративной) системы
1) обобществление и отчуждение информации, вырабатываемой и используемой различными подразделениям и сотрудниками компании, т.е. создание общего информационного пространства, в котором способ организации хранения информации в системе и интерфейсы для работы с ней в значительной степени определяется потребностями доступа к информации, чтобы было легко находить нужные уже введенные записи, документы как по их атрибутам, так и по связям (по структуре подчиненности) с другими записями, документами, справочниками;
2) повышение эффективности и надежности выполнения рутинных операций, включая подготовку выходных бумажных документов;
3) организация удобного доступа к накопленной информации как в виде отчетов, так и в режиме онлайн-фильтрации и просмотра;
4) задачи связанные с тем, что кроме информации о происшедших событиях система должна хранить информацию о событиях ожидаемых, и вовремя напоминать о них, т.е. функция контроля исполнения.
5) в работе системы очень важно наличие и доступность разработчика, его скорость реакции и методическая поддержка.
 |
Это далеко не полный перечень.
| «Классический архитектор обычно старается собрать всю доступную информацию, по-переваривать ее некоторое время, и после этого принять решение со своих
академических высот, обязательное для выполнения разработчиками" |
Вывод
Построение бизнес-процессов, их учет в денежных и натуральных единицах не может быть построено эффективно без информационных технологий. Поток информации настолько с каждым годом увеличивается, что предприятие попросту может захлебнуться на стадии ввода первичной информации, ее обработке и выводе для принятия управленческих решений, сдаче отчетности в контролирующие органы. Весьма важно оперативно оценивать движение и скорость материальных и финансовых потоков, правильно контролировать расчет себестоимости готовой продукции, производить количественную и стоимостную оценку складских запасов, получать своевременно данные по валовой прибыли.
Реальность российского рынка информационных услуг такова, что без фирмы «1С», которая создает программные продукты, охватывая с каждым днем все больше и больше отраслей, всецело трудно представить себе как справилась бы экономика с этим. Гибкий инструмент
— платформа 1с
— позволила многим предприятиям приспособить учетную систему для решение своих проблем, а не приспосабливаться к программному продукту всю структуру бизнеса. Согласимся, как бизнес-идея
— это действительно очень хорошая идея. И на сегодня рынок далеко не на завершающей стадии своего развития. Он динамично расширяется. Появляются новые инструменты, интерфейсы, разработки, готовые решения. Мы являемся участниками этого процесса и стараемся соединять потребности каждого конечного пользователя с потребностью бизнес-процесса в каждом проекте автоматизации.
 |
Главная
Блог
База знаний
Контакты
О сайте