Ускорение работы пользователей 1с
Разработки

Первый шаг к успеху дела - правильно сформированные цели

Что такое цель в программном обеспечении? Это то, к чему стремится каждое предприятие для автоматизации бизнес-процессов, где смысл предпринимаемых действий как можно быстрее выполнять внесение данных в единую базу и как можно быстро сформировать оперативные управленческие и финансовые отчеты.

Как необходимо ставить цели, чтобы они были достигнуты и с тем результатом, который вам необходим? 

Цели должны быть умными. Достижение цели очень сильно зависит от правильной формулировки. Первый шаг к успеху дела  — правильно сформированные цели. А для программного обеспечения цель обеспечивает целесообразность написания технического задания.
 


«SMART цель — умная цель с правильной постановкой с конкретикой, измеримой через критерии, достижимой при определенных условиях, значимой в настоящий момент и соотносимой с конкретными сроками реализации». «SMART — аббревиатура, используемая в тайм-менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач, которая сложилась из первых букв: Specific (Конкретный), Measurable (Измеримый), Attainable, Achievable (Достижимый), Relevant (Актуальный), Time-bound (Ограниченное по времени)»

В практике управления существуют так называемые SMART-критерии, которым должны соответствовать цели. Рассмотрим их поподробней.

 


Конкретность

 
Задачи разработчику нужно ставить, прежде всего, задав вопрос: что вы хотите получить в результате выполнения, какой критерий ожидания и какую финансовую выгоду это принесет? И уж постараться, чтобы это получилось очередным велосипедом.
 
 

 
Почему важен этот критерий?

Часто у нас в голове формируется свое видение результата выполнения задачи. Оно совершенно может не совпадать с тем видением, что может понять и выполнить разработчик. По ходу изложения цели у разработчика формируется свое (!) представление результата. В итоге может получиться, что вы, как заказчик, и сам разработчик, как исполнитель, совершенно по-разному представляете себе одну и ту же цель.
 

 Пример. У заказчика было одно требование, которое он себе четко представлял. Это то, что ему необходимо работать в общем журнале документов и видеть все документы одновременно в одном месте. В типовых конфигурациях присутствует журнал документов «Документы контрагентов» и практически отвечает требованиям заказчика. Но это ли требовалось по факту заказчику? Когда мы показали эту возможность, то в корне встретили непонимание, зачем этот журнал. В нем не нашли документы складского учета перемещения, оприходования, списания. И потому заказчику он ни о чем не говорил. При этом отметим, что у данного заказчика уже давно работала бухгалтерия с типовыми инструментами и совершенно не возникала необходимость в каком-либо изменении. Также бухгалтерия пользовалась этим общим журналом по документам контрагентов и вовсю пользовались. Разработчик задался данным вопросом и после выяснения пары моментов понял, что совершенно не это нужно. У разработчика видение было, зачем собственно это все объединять в одно место (в один журнал), если вся логика типовой конфигурации все это разделило в разные списки документов, где эти списки сами по себе уже приняли облик удобства работы. И единственное неудобство  — это то, что все виды документов в разных местах меню в разных списках документов и их тяжело открывать каждый в отдельности. В целом, заказчик, по словам хотел, чтобы все документы были объединены в единый журнал. Правда еще заказчик указал, что разделение нужно на документы прихода и расхода в разных закладках, а также общий журнал в одной закладке. Получается три закладки. При этом чтобы еще присутствовала возможность фильтровать по видам документов. Общий журнал в системе 1с сделать достаточно легко. Сколь угодно разнообразных вариаций. Сделав три разных журнала через метаданные можно было легко их вывести на экран так, как хочет заказчик. И любой другой разработчик так бы и поступил. Но не мы. В целом после нескольких встреч было выяснено, что не особо нужно разделять именно на эти три вида закладок (приход, расход, общий). Разработчик смог убедить, что не нужно, чтобы это был единый журнал, а нужно  всего лишь видеть в одной обработке все документы складского учета, но в каждой закладке отдельно! В этом примере заказчик на словах не мог объяснить, что именно он хотел. И ему казалось, что именно объединение данных в один общий список даст то, что нужно. А уже в списке бы пользовался отборами-фильтрами по виду документа. Именно с такой же логикой и разрабатывались универсальные журналы документов в 1с, где есть возможность построить общий журнал документов нужных пользователю системы. В частности такой журнал есть в 1с 7.7. На практике, возможно, это кому-то и по-душе и используют. Почему нет. Но заказчику из нашего примера было нужно совсем не это. И здесь, получается, очень важно слышать то, что нужно тому, кто каждый день будет пользоваться данным инструментом. И направить его желание в нужное направление и предложить большее, чем ему нужно. Трансформировать его представление так, чтобы он согласился с этим видением, возможно с каким-то компромиссом, а возможно и, наоборот, с получением неожиданного результата, хорошего результата.

Необходима обратная связь. Всегда нужно чаще встречаться, чтобы каждый раз проверять в правильном ли направлении двигается тот или иной проект, правильно ли разработчик понял поставленную перед ним задачу, к какому итогу это приведет заказчика. Необходимо стремиться к тому, чтобы было как можно меньше понятий по-умолчанию. Иначе возрастает риск не достичь того, что задумано, особенно в новых и нестандартных ситуациях. В большинстве случаев разработчик и заказчик может только образно представить себе, что необходимо сделать.

 


Измеримость

 
Наличие критериев-измерителей, которые позволили бы определить, достигнута ли поставленная цель и в какой степени,  — это и есть понятие измеримости. Если нет критериев-измерителей, очень сложно оценить результаты проделанной работы и объективно контролировать процесс.
 
Лучше всего разделять цель на маленькие этапы, которые будут своего рода и показателями достижимости цели, а также и координаторами, что идем в правильном направлении.


 


Чем же измерять эти критерии достижения цели? Для этого можно использовать следующие понятия:

% Процент — этот критерий соотношений применим к ситуациям, в которых есть возможность планировать и анализировать повторяющиеся события. Например, сократить время работы операторов при автоматизации процессов загрузки заказов покупателей, увеличить объём обрабатываемых документов, сократить ошибки в справочнике номенклатура, сократить количество минусов в партионном учете;

Внешние стандарты — применяется в случаях, когда необходимо получить оценку со стороны. Например, при выполнении задачи повысить уровень сервиса с покупателем и критерием ее выполнения явится позитивный отзыв клиентов;

Частота происходящего — допустим, работа менеджера по продажам будет являться успешной, если каждый второй клиент (третий, пятый, десятый) повторно обратится к нему за следующей услугой;

Средние показатели — используется для обеспечения стабильности и поддержки качества работы. Например, увеличение скорости работы программы будет влиять на быстрое развертывание структуры отчетов для принятия оперативных управленческих решений не раз в неделю, а при каждом необходимом обращении к информационному ресурсу;

Время - самый, пожалуй, главный показатель, когда за короткий срок можно достичь таких-то результатов. Например, уменьшить время для формирования документов по маршруту, тем самым начать раньше погрузку товаров на доставку;

Запреты - если не будет выполнено какое-то условие, то последует наказание. Это специфический критерий, но он нужен для успешного контроля за процессом. Например, цель  — снизить количество ошибок при заполнении справочника номенклатуры или документов «Отчет за смену» в производстве. Критерий: за каждую ошибку  — уменьшение заработной платы или штраф; И если сделать программу, которая будет позволять как можно быстрее и правильней заполнять и подсказывать о наличии ошибок.

Корпоративные стандарты — на предприятии разрабатываются свои стандарты, критерий соответствия: выполнять работу так, как закреплено учетной политикой или описанными бизнес-процессами;

Утверждение ключевым ответственным лицом  — это субъективное мнение руководителя проекта или руководителя подразделения (департамента). Однако если разработчик на момент постановки задачи знает, что используется именно такой критерий оценки, то он будет стремиться получить обратную связь в процессе выполнения работы. Например, задача  — разработать проект ведения производственного учета через сезонные нормы расходов не позднее 20 января, критерий  — утвердить у руководителя департамента производственного сектора.

 


Достижимость

 
Иной раз достижение цели может быть просто невыполнимо из-за ограничений платформы программы.

 


При постановке задач необходимо учитывать профессиональные возможности и возможности платформы, а также профессиональные и личностные качества, как самого разработчика, так и заказчика. То есть следует ответить на вопрос: как удержать баланс между напряженностью работы и достижимостью результата, справится ли разработчик, имеющий определенных специалистов, справится ли заказчик в освоении всего нового. И за это уже отвечает критерий достижимость.

В этом может помочь механизм установки планки целей. Цели следует ставить всем в соответствии с их опытом и индивидуальным особенностям. Не нужно занижать планку. Должен сохраняться достаточно интенсивный ритм работы.
 

 Например, когда необходимо повысить общие показатели работы разработчика, к программисту, имеющему и без того высокие результаты, и к программисту, который едва поспевает выполнять имеющиеся нормы, нужен разный подход. Один программист силен в общих формах и может на них сделать очень многое, а другой уже освоил управляемые формы и делает удобнее вещи, способен своими дизайнерским видением соединять воедино в автоматизированные рабочие места (АРМы). То же можно сказать и в отношении новых сотрудников и сотрудников, которые уже давно работают в компании заказчика. Один сможет быстро освоить новую программу и будет являться на своем участке ключевым и на интуитивном уровне сможет самостоятельно осваивать, а другой и в обычном заполнении справочника будет задавать кучу вопросов, казалось бы, в простых моментах. http://video.yandex.ru/users/sbgames/view/3/  — очень интересная ссылка на видео техподдержки

Цель всегда должна бросать риск и вызов, выводить человека (сотрудника) из зоны комфорта и погружать его в зону роста, при этом сохраняя способность реализоваться при приложении усилий со стороны человека (сотрудника).
 

    
Выделим несколько типов сотрудников в коллективе, на которые, по нашему мнению, можно разделить: 
  • новый сотрудник, только что пришедший в компанию;
  • давно работающий сотрудник, безынициативный, неуверенный в себе, вялый;
  • опытный сотрудник, приверженец стабильности, рутины;
  • инициативный, в меру амбициозный;
  • амбициозная «звезда».
 
Постановка цели, при которой нужно увеличить результативность деятельности, подойдет тем членам коллектива, которые имеют длительный опыт работы в компании, успешно справляются со своими задачами, однако не ищут новизны и не стремятся выделиться. Прямая установка на повышение продуктивности труда хотя и может вызвать некоторое сопротивление со стороны сотрудника, но вполне выполнима в силу его компетентности.

Установка более высокой планки целей  — это когда ставится задача значительно повысить показатели работы и приблизиться к предельным показателям. Опытные и инициативные сотрудники, которые стремятся к карьерному росту, уже в силу желания добиться большего готовы к тому, чтобы работать более напряженно и достигать более высоких результатов.

И наконец, последнее  — это когда осуществляется постановка цели выше предела возможностей. Такая цель подойдет наиболее амбициозным и многого добившимся членам коллектива. Эти сотрудники высокой результативности, и, чтобы оставаться первыми, им необходимо повышать планку, ставить более трудные задачи по отношению к тем, что они уже решили. Это даже им самим необходимо иной раз. Может просто проснуться спортивный интерес.

Следует учитывать опыт и индивидуальные особенности личности каждого сотрудника, как заказчика, так и разработчика. От этого и строится все понятие достижимости цели. Нужно ставить им такие цели, чтобы при довольно напряженном ритме работы они могли достигать поставленных перед ними задач. А от этого и оценивается достижение всей цели. В этом смысле каждый сотрудник становится значимым в процессе достижения конечного результата.

 


Значимость, актуальность


Следующий критерий постановки умных целей  — это значимость. Обладает ли задача значимостью, актуальностью во времени? Нужно ответить на вопрос, прежде всего себе, для того, чтобы эта значимость была видна и сотруднику, который будет ее выполнять. То есть, почему она важна с точки зрения целей более высокого уровня (вплоть до стратегических).

При формулировке цели необходимо заранее определять, для чего необходимо её выполнения. В банальном выражении необходимо самой цели задать один единственный вопрос: «Зачем это нужно?». Другим словом проверки корректности и правильности формулировки цели необходимо проверить это бесконечным вопросом «Зачем?».
 

 Например, предприятие ставит перед собой цель получить больше прибыли на 30%. Даже на эту цель следует задать вопрос «зачем?». Конечно, можно улыбнуться на это и сказать, что за глупый вопрос. Но все же ответ ведь все равно будет. Допустим, чтобы в следующем году построить дополнительный цех по наладке выпуска новой продукции. Ведь в целом можно добиться прибыль в 30% путем искусственно повышенной отгрузки покупателям по условиям заманчивых скидок. Покупатели наберутся этой продукции, и следующий период продаж будет провальным? Или, допустим, предприятие хочет сделать такой-то отчет и напрягает весь отдел программирования целый месяц, чтобы он сделал в указанный срок. Весь отдел будет пытаться выполнить задачу. Возможно, не успеет. А все это требуется лишь для того, чтобы раз в год сдать отчет. Отчет, который по своей значимости просто никому не нужен после сдачи. Даже если его сдать с определенной погрешностью ошибок, то за этим не будет никакой финансовой ответственности. И здесь важно только уложиться в сроки. А после сдачи актуальность в нем исчезнет. Возможно навсегда. Тогда зачем эти усилия в программировании? Ведь экономический эффект будет на эту сумму финансовой ответственности. Не лучше ли пустить силы отдела программирования для оптимизации работы ускорения получения финансовой выгоды? 

 

 Вот другой пример. Сотрудник, может поставить перед собой цель  — хочу зарабатывать столько-то денег. При этом также задаем вопрос «зачем?». Ответ: чтобы что-то себе купить. Зачем? Чтобы это что-то мне позволило осуществить мою мечту… Почему?… и так далее. В самом конце этой цепочки должен быть примерно следующий ответ: «Потому, что именно это сделает меня счастливым». Если именно это и нужно вам и сделает вас счастливым, то вы на правильном пути. Но в противном случае, если же в конце этой цепочки вы окунулись в неопределенность и возникает еще один вопрос: А действительно ли это вам надо? 

В данном варианте развития событий нужно срочно что-то менять в формулировке поставленной цели. Так как сходит на нет результат установленной цели. Проверку также можно сделать с помощью «проверки второй целью». Если вы можете сформулировать следующую цель и эта цель также может пройти тест по бесконечным вопросам.

 


Ограничение по времени

 
Каждая цель должна быть четко определена временными рамками, по наступлению/окончанию которых должна быть достигнута цель (выполнена задача). Конечный срок выполнения – это дополнительный стимул стремиться достичь самой цели. Чем конкретней дата завершения, допустим, 15 января 2015 года, вместо «к концу месяца» или «в ближайшее время», тем реальней цель будет выглядеть достижимой. Ограничение временем, конечно, это не любимое понятие разработчика. Заказчик, при неполучении каких-то выполненных этапов по срокам, может расстроиться. Время  — деньги. Не выполненная задача  — не достижение цели  — это все влияет на финансовую составляющую цели.

На практике, если не будет указан конкретный срок, то довольно часто происходит то, что проблема становится не актуальной.
 

 

 


Вывод

 
В целом конечно затронутая тема касается не только программного обеспечения. Она применима практически ко всему. Конкретно, что это даст, в измеримых показателях. Достижима ли эта цель. Актуальная ли на сегодняшний момент. И если цель четко будет зафиксирована в какой временной интервал ее можно достичь. При этом важно, когда разработчику ставится задача, чтобы это оказалось не в замкнутой цепи «работа ради работы». Чтобы результат новой разработки позволил действительно ускорить процесс работы, а не породил тем самым новые проблемы, усложнение учета. На практике это довольно часто встречается. Именно поэтому в самом начале пути нужно знать конечную цель для чего все это.

Раз уж вы поставили цель и для себя определили все эти понятия, то следует до конца придерживаться этой цели. Как только вы приняли реше­ние, не перестраивайтесь, как делают это неудачные люди. Поставьте цель, которую вы хотите достичь. Например: ускорить работу пользователей для уменьшения количества сотрудников, тем самым, возможно, это повлияет на увеличение дохода оставшихся; облегчить труд операторов, чтобы уменьшить или исключить ошибки в оформлении документов для контрагентов, чтоб это влияло на имидж предприятия во внешней среде, а также опять же не депремировались эти же операторы; разработать систему правильности ведения номенклатуры, которая может конкретным образом повлиять на результаты инвентаризации, когда не будут постоянно выявляться пересорт между почти одинаковыми номенклатурами или это будет влиять на то, что справочник номенклатуры будет расти не по дням, а по часам, что будет в свою очередь сказываться на всех подборах, отчетах, поиске, размерах самой базы.

 
«В жизни, как и в проектах автоматизации, следует ставить перед собой две цели. Первая цель  — осуществление того, к чему вы стремились. Вторая цель  — умение радоваться достигнутому. Только самые мудрые представители человечества способны к достижению второй цели»
Л. Смит
Нравится 0 Не нравится
Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь. Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо зайти на сайт под своим именем.
Добавить комментарий
Ваше имя: *
Ваш e-mail: *
Вопрос: Юзабилити - это удобство работы в программе?
Ответ:
Код: Кликните на изображение чтобы обновить код, если он неразборчив
Введите код: