DataLife Engine > Блог / Статьи о главном > Правильное ведение справочника контрагентов в 1с

Правильное ведение справочника контрагентов в 1с


9-03-2015, 08:45. Разместил: admin
Знаете ли вы как правильно организовать справочник «Контрагенты», чтобы он был удобен в последующем использовании? 
 
Практически, подавляющее большинство пользователей 1с: операторы, бухгалтера, менеджеры при вводе новых контрагентов в справочник предпочитает начинать ввод наименования с организационно-правовой формы. Видимо от того, что именно такое название находится в накладных. А ведь это в дальнейшем будет не удобно пользоваться в системе. Для удобства поиска предпочтительнее вводить наименование контрагента без кавычек и его организационно-правовую форму в конце. «Не правильный» ввод затрудняет поиск нужного контрагента, что частенько приводит к вводу дублей, и, как следствие, неразберихе в учете. Существуют обработки для исправления подобных ситуаций, но, как известно, болезнь легче предотвратить, нежели лечить.

 
 

 


Правила ввода информации по контрагентам

Принцип ввода должен позволять быстро находить контрагентов по подстроке, то есть при наборе первых символов. Когда в справочнике организовано, что впереди пишется «ООО», то это очень не удобно для работы и последующего поиска. У вас так? А ведь достаточно поменять местами название и сокращение как наименование будет визуально гораздо лучше видно в списке. Набирая первые символы, позиционирование будет производится согласно алфавиту. А если все названия будут начинаться с «ООО» или «ИП» или «ЗАО»? Разве это будет срабатывать? В большинстве случаев почему-то именно так и заносят контрагентов. Видимо, предполагая, что именно это наименование будет выходить в печатных формах. Например, в ТОРГ-12 и счет-фактуре. В этих формах как раз выходит на печать именно полное наименование, а это другой реквизит, который находится в карточке справочника «Контрагенты». Во многих отчетах, будь то ведомость по контрагентам, оборотно-сальдовая ведомость, там конечно будет выходить наименование именно краткое. А вот в печатные формы накладных полное.

Есть еще некоторое правило. В наименовании не нужно указывать кавычки. Ну вот допустим, возьмем для примера ООО «Соболь». Как оно будет выглядеть, если взять и поменять местами и аббревиатуру поставить в конец: «Соболь» ООО. И что получится? Что впереди будут у всех кавычки? Правильней писать: Соболь ООО. Из наименования следует убирать всякие кавычки и по всей логике наименование сначала, а также, допустим, слова «компания», «ТД», если там у контрагента присутствуют такие параметры. Все это указываем как бы в обратном порядке, в конце наименования. В данном контексте мы задаем имя контрагента как он будет выглядеть везде при подборе в отчетах, журналах. Нужно заботиться о себе для облегчения поиска. А вот уже в карточке контрагента в реквизите «Полное наименование» следует уже указывать, как оно действительно существует у контрагента, впереди «ООО» и т.д. И с кавычками, как положено. Это наименование пойдет в печатные формы.

 


Группы

Группы (папки) создавать можно по признакам договоров. Основные поставщики, Прочие поставщики ТМЦ, Поставщики услуг, Покупатели, Прочие. Эти группы можно поделить еще на несколько групп или подгрупп. Но лучше избегать большой вложенности групп в группы. Обычно удобно использовать двухуровневый справочник. Но собственно это дело каждого предприятия. И еще одно условие. Это то, что все контрагенты должны находится в какой-либо группе папке. Не должны контрагенты находится в «молоке», в не группы иерархии — это не красиво и в дальнейшем неудобно будет использовать в отчетности, где, допустим, нужен будет итог по всей группе.


Помеченные на удаление

Далее во всех справочниках становится глобальная проблема с тем, что появляются постоянно помеченные на удаление элементы справочников и это крайне мешает в работе. Не говоря уже об задвоенных контрагентах. И самое главное в жизни предприятия также появляются контрагенты, с которыми перестали работать. В списке справочника такие контрагенты зрительно мешают в работе. Но ведь никто не собирается их удалять, раз с ними на данный момент нет работы. Помечать на удаление таких контрагентов? Ну да, в большинстве случаев именно так предприятия поступают, чтобы хоть как то выделить таких контрагентов. А по-сути даже если их пометить на удаление, то в списке то они никуда не денутся! Выглядит это жутковато. Да, и, собственно, это не правильно помечать таких на удаление. Данные в базе по ним присутствуют и уже обработка по удалению всех помеченных на удаление элементов начнет «париться» и пытаться их удалить. Зачем лишний раз перенапрягать базу лишними действиями!

В любом действии в программе нужно стараться делать по-существу. Есть хозяйственная операция – ее нужно отразить в базе. Ведь нет ведь операции именно удалить элементы справочника контрагентов, когда по нему в базе существуют множество ссылок на подчиненные справочники и документы. Не логично ведь.

Решение достаточно простое в таких случаях. Эти элементы необходимо скрыть с экрана. Для этого в справочник добавляется реквизит «Не используется» и при открытии справочника по-умолчанию срабатывает фильтр по нему и визуально таких контрагентов уже становится не видно. Даже в местах в функции быстрого подбора достаточно поставить в запрос условие ограничение не показывать таких контрагентов и система становится полной гарантией не выбирать контрагентов, которые уже не используются. Конечно для этого придется воспользоваться услугами программистов и придется конфигурацию изменять.

Это касается множества справочников, которые часто используются и существует постоянная проблема, что пользователи выбирают постоянно не то: договора контрагентов, номенклатура, единицы измерения, статьи затрат, статьи движения денежных средств, склады, кассы и т.д.

Достаточно простой способ скрытия этих элементов позволяет этот процесс остановить. При этом в отчетах эти контрагенты никуда не деваются. Если по ним были движения, то отчет их покажет. Это влияет только на подбор в текущей работе. При этом эти элементы достаточно просто найти в списке, нажав на кнопку «Не используется» они покажутся в списке. Если их еще выделить серым цветом, то это их отделит от остальных элементов. Их также можно выбрать куда нужно.

 


Выделение цветом

Раз уж мы коснулись вопроса выделения цветом, то в громоздкие справочники такие как «Контрагенты» и тем более «Номенклатура» необходимо как-то еще выделить цветом, чтоб по каким-либо причинам отделять одни элементы от других. Какой принцип отделения можно, допустим, применить? Если мы являемся торговой компанией, то номенклатуру можно отделить цветом основные, акционные, уходящие позиции. Контрагентов можно выделить цветами, кто является постоянным клиентом, vip, должник, не работающий и т.п. В целом это никак не помешает скорости работы программы, но позволит пользователям концентрировать свое внимание на нужных позициях.

В стандартном решении выделение цветом выглядит как простое чередование строк по одному цвету с белым. Конечно, где-то может и этот способ пригодиться. Это используется, чтоб отделить одну строку от другой. Но речь не об этом. Мы же ведем речь о том, чтоб выделить важные данные. Такой же принцип выделения цветом можно применять и в списках документов. Этот принцип, допустим, заложен в системе «Светофор» и позволяет разделять документы по категориям. При этом систему выделения цветом сам пользователь задает через справочник «Категорий». При этом такой справочник следует для каждого справочника заводить отдельный. У контрагентов свой, у номенклатуры свой, у документов складского учета свой и т.д.

 


Вывод

В целом казалось бы простое правило ведения справочника «Контрагенты» — заполняй все правильно и будет справочник красивым. Красота — это не только визуальное восприятие, но и полнота наполнения справочника, чтоб все реквизиты были заполнены и правильно заполнены. Без каких либо лишних пробелов ни впереди, ни позади, ни даже в середине. Лучше педантично подходить к данному вопросу. Ведь в дальнейшем все эти данные используются и не один раз.
Хаки для Dle 10.4
скачать форекс советники Ilan

Вернуться назад